Logo der Universität Wien
Schrift:

English
Ablauf im Überblick – Studienjahr 2017/18

so früh wie möglich
Bei Interesse an einem Auslandsaufenthalt: Informationen einholen (International Office, FachkoordinatorIn, Internetrecherche), gegebenenfalls Sprachnachweis organisieren

ab Mitte Jänner bis spätestens 15. März, evt. institutsinterne frühere Deadline
Registrierung unter erasmus.univie.ac.at sowie Bewerbung bei FachkoordinatorIn

Ende März bis Anfang April
von der FachkoordinatorIn nominierte Studierende werden per Email vom International Office verständigt

so bald wie möglich nach Erhalt des Nominierungsmails
Besprechen des Learning Agreements (inkl. Unterschrift!) mit der Studienprogrammleitung

Deadline je nach Gastuniversität – eigenständig informieren!
Selbstständige Anmeldung an der Gastuniversität

ab Mitte April bis spätestens Mitte Mai (Frist je nach Gastland, wird gesondert mitgeteilt)
Abgabe der Erasmus+ Unterlagen im International Office

Anfang Juli
Erhalt des Registrierungscodes für die OeAD-Datenbank per Mail, Kontrolle und Ergänzung der persönlichen Daten

nach Registrierung und Datenergänzung des/der Studierenden in der Datenbank
OeAD erstellt Vertrag über Erasmus+ Zuschuss

frühestens 20 Tage vor Antritt, aber spätestens bei Beginn des Aufenthalts
Erhalt der Zuerkennung durch OeAD per Mail; Vertrag ausdrucken, unterzeichnen und beim OeAD abgeben

nach Beginn des Aufenthalts – so früh wie möglich
Allfällige Änderungen im Learning Agreement mit SPL absprechen

spätestens 6 Wochen vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts
(gegebenenfalls) im International Office der Universität Wien einen Verlängerungsantrag stellen (nur von WiSe auf SoSe möglich)

innerhalb von 4 Wochen nach Ende des Aufenthalts
Aufenthaltsbestätigung im Original an den OeAD schicken – Erhalt der letzten Zuschussrate

innerhalb von 2 Monaten nach Ende des Aufenthalts
Durchführen der Anerkennungen (SPL), danach Abgabe von Anerkennungsbescheid und Zeugnis der Gastuniversität im International Office

 

 

Bewerbung an der Universität Wien

Die Bewerbung für einen Erasmus+ -Platz findet am jeweiligen Institut statt. Registrieren Sie sich innerhalb der Bewerbungsfristen auf erasmus.univie.ac.at und bewerben Sie sich bei Ihrer Fachkoordinatorin/Ihrem Fachkoordinator. Diese/r ist dafür zuständig, die Bewerbungen entgegenzunehmen und über die Platzvergabe zu entscheiden. Welche Unterlagen Sie für Ihre Bewerbung brauchen, hängt von Ihrer Studienrichtung ab. Bitte recherchieren Sie dazu auf der Webseite Ihres Institutes; viele Institute haben eigene Infoseiten zum Erasmus+ -Programm. Sollten online keine Informationen vorhanden sein, kontaktieren Sie für Infos zu den Bewerbungsunterlagen bitte Ihre Fachkoordinatorin / Ihren Fachkoordinator.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist (kein First-come-first-served-Prinzip!) geben die FachkoordinatorInnen dem International Office die Nominierungen bekannt; das International Office kontaktiert daraufhin alle nominierten Studierenden per Email mit Informationen zum weiteren Ablauf.

Anmeldung an der Gastuni

NACH Erhalt der offiziellen Nominierungsmail durch das International Office (juchu!) sind für Studierende 2 getrennte administrative Schritte zu erledigen (diese dürfen auch parallel laufen):

(1) Abgabe der Unterlagen im International Office der Uni Wien (genaue Infos hierzu inklusive Fristen in der Nominierungsmail) - notwendig, um die Auszahlung des Erasmus+ Zuschusses zu gewährleisten

(2) Selbstständige und fristgerechte Anmeldung an der Gastuniversität - notwendig, um an der Partneruni im Rahmen des Austausches studieren zu können

Tipps zur Anmeldung an der Gastuniversität
Das International Office informiert die Partneruni so rasch wie möglich über Ihr Kommen. Sie bekommen daraufhin in den meisten Fällen weitere Informationen direkt von den Partnerunis per Mail zugeschickt. Bitte warten Sie aber nicht tatenlos auf dieses Email, sondern recherchieren Sie vorab, was Sie einreichen werden müssen und vor allem, bis zu welcher Deadline.

Achtung: wenn die Deadline knapp ist, dann werden Sie bitte SOFORT aktiv. Wenn Sie diese Deadline übersehen, kann es passieren, dass Sie im schlimmsten Falle abgelehnt werden. Aber kein Grund zur Panik: die meisten unserer Partnerunis setzen die Anmeldedeadlines für Erasmus+ Studierende Anfang/Mitte Mai an. Aber es kann in Einzelfällen durchaus früher sein: vor allem in UK, Skandinavien, den Niederlanden, vereinzelt auch in Frankreich und Spanien.


Suche nach Informationen zur Anmeldung an der Gastuniversität:

Anmeldung: suchen Sie auf der Homepage Ihrer Gastuniversität nach „International“ und dann nach „Erasmus+/Exchange-Students" - dort finden Sie zumeist konkrete Informationen zur Anmeldung („Application“).
Semesterdaten: bitte suchen Sie nach „Academic Calendar“. Möglicherweise gibt es auch auf erasmus.univie.ac.at unter „Weiterführende Links /Partnerunis“ ein Infoblatt mit den genauen Daten.
bei etwaigen Fragen zur Anmeldung an der Gastuniversität wenden Sie sich bitte direkt an das International Office der Gastuniversität (telefonisch ist meist ratsamer als per Mail)


Nachdem die Uni Wien im Erasmus+ Programm circa 370 Partneruniversitäten (inklusive unterschiedlicher Fakultäten) hat, ist es schwierig, einheitliche Informationen zum Anmeldungsprozedere zu geben.

Fest steht, dass Sie bestimmte Dokumente/Formulare übermitteln werden müssen, die da sein könnten:

  • oft: das Learning Agreement mit Ihrem angedachten Kursprogramm
  • oft: eine Online-Anmeldung durchführen
  • oft: ein Datenblatt ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben lassen
  • oft: ein Sprachnachweis
  • evtl. eine Kopie des Reisepasses
  • evtl. Passfotos
  • evtl. Sammelzeugnis der Uni Wien ("Transcript of Records")
  • evtl. eine Kopie der E-Card

Weitere Unterlagen, die verlangt werden könnten:

  • Nominierungsbestätigung: manche Unis wollen eine zusätzliche schriftliche Nominierungsbestätigung, dass Sie für einen Erasmus+ Platz nominiert wurden. In diesen Fällen wenden Sie sich bitte an das International Office, wir können ein solches Dokument erstellen.  
  • Unterzeichnung von Formularen: wenn Ihre Gastuniversität auf einem Formular die Unterschrift der Universität Wien verlangt, kann das in den meisten Fällen im International Office erledigt werden. (Ausnahmen: wenn ausdrücklich nach dem "Departmental Coordinator" verlangt wird, muss Ihre FachkoordinatorIn am Institut unterschreiben. Kurse können wir leider nicht bestätigen.
  • ERASMUS-Code und Subject Area Code: Möglicherweise werden bei Ihrer Bewerbung an der Gastuniversität diese Angaben verlangt. ERASMUS-Code der Universität Wien: AWIEN01; Subject Area Code/ISCED Code: abhängig von der Studienrichtung, eine Liste finden Sie hier.

 

 

OLS - Online Linguistic Support

Die Europäische Kommission hat zur neuen Programmgeneration Erasmus+ ein Online Service-Tool zur sprachlichen Unterstützung von Studierenden vor und während ihrer Mobilitätsphase, den sogenannten Online Linguistic Support (OLS), ins Leben gerufen.


Online Sprachassessments
Im Rahmen von Erasmus+ wird von allen Studierenden, deren Hauptunterrichts- oder Arbeitssprache Bulgarisch, Dänisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch oder Ungarisch ist, ein verpflichtendes Assessment zur Feststellung der Sprachkenntnisse vor und nach dem Auslandsaufenthalt durchzuführen sein (ausgenommen von dieser Regelung sind Studierende, die in der betreffenden Sprache über Muttersprachniveau verfügen).  

Die Einladung zum Sprachassessment erhalten Sie gegebenenfalls per Email direkt aus der Datenbank. Das Ergebnis kann nicht von Partneruniversitäten oder KoordinatorInnen abgerufen werden und hat keinen Einfluss auf das Erasmus+ Stipendium.

Eine Präsentation der Europäischen Kommission zur Veranschaulichung des Sprachassessment finden Sie hier.


Online Sprachkurse
Nach Durchführen des OLS Sprachassessments können Sie bei Interesse einen Online-Sprachkurs absolvieren. Dieser wird ebenfalls von OLS zur Verfügung gestellt. Die Einladung zum Sprachkurs erhalten Sie im Regelfall per Email direkt aus der Datenbank.

Wenn Ihre Unterrichtssprache nicht mit der Landessprache übereinstimmt und Sie in der Unterrichtssprache ein ausreichendes Niveau erzielt haben, dann können Sie auf Anfrage auch einen Online-Sprachkurs in der Landessprache absolvieren. Sollten Sie wider Erwarten nach Abschluss des Sprachassessments keine Einladung zum Online-Sprachkurs erhalten haben, melden Sie sich bitte beim International Office.

Eine Präsentation der Europäischen Kommission zur Veranschaulichung der Sprachkurse finden Sie hier.

 

 

Aufenthaltsbestimmungen des Gastlandes

Sie müssen sich frühzeitig selbst nach den Einreise- und Aufenthaltsbedingungen für Ihr Gastland erkundigen. Reiseinformationen finden Sie auf der Webseite des Außenministeriums. Nähere Informationen erfragen Sie bitte bei der Botschaft/beim Konsulat des jeweiligen Landes in Österreich (Kontaktdaten der ausländischen Vertretungen finden Sie hier). Bitte beachten Sie, dass für StaatsbürgerInnen von Drittstaaten eigene Aufenthaltsbedingungen gelten und eventuell fristgerecht ein Visum für den Studienaufenthalt beantragt werden muss.

 

 

Versicherungsschutz im Ausland

Mit der Zuerkennung eines Erasmus+ Mobilitätszuschusses ist kein Versicherungsschutz verbunden. Bitte treffen Sie entsprechenden Vorkehrungen selbständig und rechtzeitig vor Antritt des Auslandsaufenthaltes. (Rücksprache bei der zuständigen Krankenkasse; Einholen von Infos über evt. bestehende Mitvesicherung / evt. bestehende Reiseversicherung über die Kreditkarte; evt. Abschluss einer Kranken-, Reise- und/oder Unfallversicherung)

 

 

Unterkunft

Die Universität Wien kann leider nicht für eine Unterkunft im Gastland sorgen. Wenden Sie sich für Unterstützung und Informationen zur Wohnungssuche bitte an das Internationale Büro Ihrer Gastuniversität.

Erfahrungen haben gezeigt, dass die Wohnungssuche in allen größeren, insbesondere aber in den Hauptstädten problematisch werden kann. Nicht unterschätzt werden sollte auch das Preisniveau in diesen Städten. Was wir tun können: Kontakt zu ehemaligen Outgoings herstellen, die bereits vor Ort waren – zum Informationsaustausch und Einholen von Tipps.

Die Universität Wien ist der Plattform HousingAnywhere.com beigetreten, die es Studierenden ermöglicht, temporär ihr Zimmer zu vermieten oder für einen Studienaufenthalt eine Unterkunft zu finden. HousingAnywhere greift dabei in erster Linie auf die Angebote von Studierenden zurück, die ihr Zimmer kurzfristig zwischenvermieten möchten. Um das Angebot von temporären Wohnmöglichkeiten noch zu erhöhen, können aber auch vertrauenswürdige „externe“ VermieterInnen Wohnungen oder Zimmer anbieten.

Mit HousingAnywhere können Sie Ihr Zimmer für den Zeitraum Ihres Auslandsaufenthalts an Incoming Studierende vermieten. So können Sie Ihr Zimmer während Ihrer Abwesenheit behalten und nach Ihrer Rückkehr wieder nutzen. Gleichzeitig helfen Sie so der Universität Wien dabei, das Wohnungsangebot für unsere Gaststudierenden zu erhöhen.

Sie als Studierende authentifizieren sich für die Plattform, indem Sie Ihre unet.univie.ac.at (bzw. univie.ac.at) Adresse zur Anmeldung verwenden. „Externe“ VermieterInnen werden bei dieser Kooperation nur zugelassen, nachdem sie von HousingAnywhere überprüft und für seriös befunden wurden. So wird die Sicherheit der Angebote gewährleistet.

HousingAnywhere verlangt für das Anbieten eines Zimmers/einer Wohnung von Ihnen keine Gebühr. Es gibt jedoch die Möglichkeit, ein sicheres Buchungssystem von HousingAnywhere zu verwenden, bei dem Sie im Notfall die erste Monatsmiete als Entschädigung erhalten, falls der/die Studierende doch nicht nach Wien kommt. Hierfür wird dann allerdings eine Servicegebühr eingehoben.

Bitte klären Sie zuvor unbedingt ab, ob Sie Ihr Zimmer/Ihre Wohnung vermieten dürfen, um Missverständnisse und Enttäuschungen zu vermeiden.
Alle weiteren Details finden Sie auf der Homepage www.HousingAnywhere.com
Achtung: Wir vermitteln nicht zwischen Ihnen und der Vermieterin/dem Vermieter und können diesbezüglich keinerlei Haftung übernehmen.

 

 

Rücktritt/Abbruch/Verkürzung

Sollten Sie sich gezwungen sehen, noch vor Antritt von Ihrem Erasmus+ Aufenthalt zurückzutreten, bzw. (wenn Sie bereits im Ausland sind) Ihren Erasmus+ Aufenthalt frühzeitig zu beenden, dann setzen Sie sich bitte sofort mit dem International Office der Universität Wien in Verbindung. Wir informieren Sie über alle weiteren notwendigen Schritte.

 

 

Verlängerung

Eine Verlängerung des Aufenthalts ist NUR vom Wintersemester aufs Sommersemester möglich (NICHT über die Sommerferien hinweg). Wenn Sie Ihren Erasmus+ Aufenthalt (und somit Ihren Erasmus+ Zuschuss) verlängern möchten:

1) ANTRAGSTELLUNG
Stellen Sie im International Office der Universität Wien einen Antrag auf Verlängerung eines Erasmus+ -Mobilitätsstipendiums. Der Antrag muss spätestens 6 Wochen vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts per E-Mail im International Office einlangen! Der Antrag muss von der/dem Studierenden vollständig ausgefüllt (mit akademischer Begründung!) und von der Erasmus+ Ansprechperson an der Gastuniversität unterschrieben werden. Senden Sie den vollständigen Antrag an das International Office der Universität Wien (erasmus.outgoing@univie.ac.at - Achtung: NICHT an FachkoordinatorIN). Das Einverständnis der Gastuniversität ist eine unbedingte Voraussetzung für Ihre Verlängerung! Bitte beachten Sie, dass es keine Garantie dafür gibt, dass die Gastuniversität auch tatsächlich einer Verlängerung zustimmt. Der Verlängerungszeitraum MUSS mit dem ersten Tag nach Ende des ursprünglichen Zeitraums beginnen (auch wenn das in etwaige Ferienzeiten fällt); MUSS mindestens 15 Tage betragen. Sie dürfen im Rahmen der Verlängerung die 12 Erasmus+ Mobilitätsmonate pro Studienzyklus nicht überschreiten.

2) ANTRAGSBEWILLIGUNG
Wenn Sie den vollständigen Antrag samt Einverständnis der Gastuniversität fristgerecht im International Office eingereicht haben, und wenn darüber hinaus Ihre Fachkoordination der Verlängerung zustimmt (auf Anfrage des International Office), wird der Antrag bewilligt. Sie werden per Email über die erfolgreiche Verlängerung informiert.

3) ERWEITERTES LEARNING AGREEMENT
Reichen Sie Ihr erweitertes Learning Agreement bitte nach (sobald Sie wissen, welche neuen Kurse Sie im verlängerten Zeitraum besuchen werden; das LA muss nicht unbedingt gemeinsam mit dem Antrag eintreffen). Verwenden Sie dafür das Formular Learning Agreement during the Mobility und lassen Sie sich alle zusätzlichen Kurse, die Sie sich anrechnen lassen wollen, auf dem Formular oder per Mail von der SPL bestätigen.

4) NEUER VERTRAG MIT DEM OeAD
Nach erfolgreicher Verlängerung stellt das OeAD-Erasmusreferat einen neuen Vertrag ("Zuerkennung") aus. Sie werden dann - wie bei der ersten Vertragserstellung - per E-Mail ("Zuerkennungsmail") verständigt und finden Ihren neuen Vertrag über den verlängerten Zeitraum in der OeAD-Datenbank. Dies geschieht ca. 4 Wochen vor Ende Ihres ursprünglichen Aufenthalts. Sodann gilt es wieder, den Vertrag dem OeAD-Referat unterschrieben zukommen zu lassen (noch VOR Beginn des Verlängerungsaufenthalts!). Bitte beachten Sie, dass der Vertrag mit dem OeAD – auch für den verlängerten Zeitraum – eine unbedingte Voraussetzung für den Erasmus+ Aufenthalt ist!

5) BEZIEHERiNNEN VON STUDIENBEHILFE
Wenn Sie Studienbeihilfe beziehen, müssen Sie zusätzlich bei der Stipendienstelle um Verlängerung der Auslandsbeihilfe ansuchen. Der OeAD zahlt Ihnen NUR nach Vorlage des Auslandsbeihilfenbescheids für den entsprechenden Zeitraum (Verlängerung) das zusätzliche Top-Up aus.

Aufenthaltsbestätigung

Vor Ihrer Abreise müssen Sie sich von der Gastuniversität eine Aufenthaltsbestätigung über den gesamten Zeitraum Ihres Erasmus+ Aufenthalts unterschreiben lassen. Ein Blankoformular finden Sie hier auf dieser Webseite im Downloadbereich; Sie können ebenso ein etwaiges Formular der Gastuniversität verwenden.

ACHTUNG: Die Aufenthaltsbestätigung darf frühestens eine Woche vor Ende Ihres Aufenthalts (laut Bestätigung) unterschrieben worden sein, da sie andernfalls vom OeAD nicht akzeptiert wird.

Nach Ende des Aufenthalts müssen Sie innerhalb von vier Wochen die Aufenthaltsbestätigung im Original an das OeAD-Erasmusreferat zukommen lassen (persönlich oder eingeschrieben per Post; NICHT an das International Office der Universität Wien). Erst dann erhalten Sie die zweite, letzte Rate Ihres Erasmus+ Zuschusses bzw. Top-Ups ausbezahlt. Sollte Ihr Aufenthalt kürzer gewesen sein, als ursprünglich angegeben, wird Ihnen dies tageweise von der letzten Rate abgezogen.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Nichteinreichen der Aufenthaltsbestätigung an den OeAD das gesamte Erasmus+ Stipendium zurückzahlen müssen!

Anerkennung

Bei Erasmus+ handelt es sich um ein Vollzeitstudium, d.h. grundsätzlich sind Studienleistungen im Ausmaß von 30 ECTS Credits pro Semester zu erbringen. Die detaillierten Bedingungen (z.B. Rückforderungsgrenze für den Mobilitätszuschuss) sind Bestandteil der Vereinbarung zwischen Studierenden und der OeAD GmbH; nähere Infos dazu finden Sie unter „Finanzielles“.

Die Anerkennung beantragen Sie mit dem Formular „Learning Agreement after the Mobility“, welches sie gemeinsam mit dem Zeugnis der Gastuniversität bei Ihrer SPL einreichen müssen.

Fristen für die Anerkennung:

  • 2 Monate nach der Rückkehr aus dem Ausland
  • Studierende, die im Juni oder später zurückkommen: 15. November  


Nach erfolgreicher Anerkennung durch Ihre SPL müssen Sie im International Office der Universität Wien zwei Dokumente für den Leistungsnachweis abgeben, nämlich (1) das Zeugnis der Gastuniversität (Transcript of Records) sowie (2) das von der SPL unterschriebene Learning Agreement after the Mobility (oder den Anerkennungsbescheid). Bei wissenschaftlichen Arbeiten tritt an Stelle dieser beiden Unterlagen die Bestätigung der BetreuerIn über den erfolgreichen Fortgang der Arbeit (letzte Seite im LA after the Mobility).

Die Anerkennung der LVen durch die SPL wird vom OeAD stichprobenartig anhand der im International Office abgegebenen Unterlagen überprüft. Ihren Leistungsnachweis müssen Sie also nur im International Office abgeben – beim OeAD nur nach EXPLIZITER Aufforderung.

Sollte aus Verschulden der Studierenden die Anerkennung nicht oder nicht im erforderlichen Ausmaß nachgewiesen werden können, kann es zur Rückforderung des gesamten oder eines Teiles des Mobilitätsstipendiums kommen.

BezieherInnen von Studienbeihilfe müssen die tatsächliche Anerkennung auch bei der Stipendienstelle einreichen. Bitte beachten Sie hier die internen Fristen und Richtlinien der Stipendienstelle.

Externe Amtswege

Wohnsitzmeldung
Das International Office kann Ihnen bezüglich der Wohnsitzmeldung in Österreich sowie im Gastland während Ihres Erasmus+ Aufenthalts KEINERLEI Auskunft geben.

Familienbeihilfe
Ob sich Ihr Anspruch auf eine Verlängerung der Familienbeihilfe durch ein Erasmus+ Semester verlängert, ist bitte bei Ihrem zuständigen Finanzamt zu erfragen. Beratung hierzu kann auch die ÖH geben. Falls vom Finanzamt eine Bestätigung über Ihren Erasmus+ Aufenthalt verlangt wird, so können Sie diese im International Office erhalten.

Studienbeihilfe
BezieherInnen von Studienbeihilfe müssen auch bei der Stipendienstelle einen Antrag auf Gewährung einer Beihilfe für ein Auslandsstudium einreichen. Bitte beachten Sie hier die speziellen Fristen und Richtlinien der Studienbeihilfenbehörde. Auf Seite 2 des Antrags auf Auslandsbeihilfe müssten Sie das „beabsichtigte Studienprogramm“ ergänzen und dann vom „für studienrechtliche Angelegenheiten zuständigen Organ“ unterschreiben lassen. BEIDES können Sie weglassen, wenn Sie dem Antrag stattdessen eine Kopie des Learning Agreement before the mobility (+ SPL-Unterschrift) beilegen.

Kontakt

Allgemeine E-Mail-Adresse für Erasmus+ Outgoings:
erasmus.outgoing@univie.ac.at

Fax: +43 1-4277-18229

Öffnungszeiten

Anastassia Vybornova, BA
Erasmus+ Outgoing
Tel.: +43 1-4277-18207

Mag. Siina Karbin
Erasmus+ Outgoing
Tel.: +43 1-4277-18230

Universität Wien | Universitätsring 1 | 1010 Wien | T +43-1-4277-0